Ein Prüfangebot kommt meist als Gesamtpreis mit ein paar Zeilen darunter, und die meisten Unternehmen lesen nur die Summe. Das ist verständlich – Budgets werden über Summen genehmigt. Doch die Positionen sind der eigentliche Inhalt des Angebots: Sie beschreiben genau, welche Normen geprüft werden, an wie vielen Mustern und in welchem Zeitrahmen. Alles außerhalb dieser Positionen ist der Ort, an dem Überraschungskosten wohnen.
Dieser Artikel geht durch, was ein Prüfangebot normalerweise enthält, was standardmäßig enthalten ist und welche Situationen zuverlässig zu Zusatzkosten werden – damit Sie das nächste Angebot mit Summe und Kleingedrucktem gleichzeitig lesen können.
Die Positionen: Was jede Zeile im Angebot tatsächlich beschreibt
Ein korrekt aufgeschlüsseltes Angebot hat eine Zeile pro Prüfposition, und jede Zeile enthält vier Angaben:
- Die Norm und ihr Anwendungsbereich – zum Beispiel gestrahlte und leitungsgebundene Störaussendungen für ein IT-Gerät nach EN 55032 oder Sicherheit nach EN IEC 62368-1. Die Normversion zählt: Eine Prüfung nach einer veralteten Version ergibt einen Bericht, den die Compliance-Abteilung eines strengen Käufers ablehnen kann, obwohl die Prüfung echt war.
- Das Muster oder die Konfiguration – welches Gerät, welches Netzteil, welcher Funkmodus. Das ist die wichtigste Position und die, über die am häufigsten hinweggegangen wird.
- Die Menge – wie viele Muster oder Konfigurationen der Preis voraussetzt.
- Die Durchlaufzeit – Arbeitstage vom Eingang gültiger Muster bis zum Berichtsentwurf.
Zeigt ein Angebot diese vier Angaben nicht pro Zeile, fordern Sie sie an. Ein Angebot, das nur "EMV-Prüfung - X $" nennt, ist kein Umfang, sondern das Versprechen, die Details später zu verhandeln – meist zum ungünstigsten Zeitpunkt.
Was normalerweise standardmäßig enthalten ist
Ein korrekt geschriebenes Angebot vorausgesetzt, deckt der Preis normalerweise ab:
- Prüfung der genannten Muster und Konfigurationen nach den aufgeführten Normen in den zitierten Versionen
- Einen Prüfbericht pro Prüfposition, in der genannten Sprache und mit der genannten Anzahl von Ausfertigungen
- Standard-Durchlaufzeit, gezählt ab Eingang gültiger Muster
- Übliche Musterhandhabung während des Prüfzeitraums
Was fast nie enthalten ist, sofern das Angebot es nicht ausdrücklich nennt: Kurierkosten für den Musterversand in beide Richtungen, Zölle und Steuern bei grenzüberschreitender Einreichung sowie Dokumentenarbeit über den Bericht hinaus – das Erstellen einer Konformitätserklärung, das Zusammenstellen einer technischen Dokumentation oder die Antragsgebühr eines Zertifizierungssystems.
Eine Unterscheidung ist hier wichtig, weil sie die Bedeutung einer Angebotsposition ändert. Für ein Produkt unter CE-Selbsterklärung gibt es kein "Zertifikat" zu kaufen – der Hersteller erstellt die Konformitätserklärung auf Basis der Prüfberichte –, ein Angebot für diesen Markt ist also reine Prüfung plus optionale Dokumentenhilfe. Bei Systemen, die tatsächlich ein Zertifikat ausstellen – etwa die FCC-Zertifizierung mit FCC ID für einen bewussten Strahler –, erscheint die Zertifizierungsgebühr als eigene Position, und das ist korrekt, keine Aufblähung.
Die fünf Situationen, die zuverlässig zu Zusatzkosten werden
Nichts davon ist eine Falle. Es sind Umfangsänderungen, und jedes Labor bepreist sie gleich: Arbeit, die nicht in den ursprünglichen Positionen steht, bekommt eine neue Position. Sie vorab zu kennen, hält die Schlussrechnung nahe am Angebot.
1. Die Konfiguration ändert sich nach dem Angebot. Das ist der häufigste Fall, den wir sehen. Ein Angebot wird für das Produkt mit seinem ursprünglichen Netzteil erstellt; zwei Wochen später wechselt der Einkauf vor der Serienproduktion auf ein günstigeres Netzteil. Das Netzteil ist Teil der geprüften Konfiguration – der Bericht beschreibt den Aufbau wie geprüft –, die Änderung bedeutet also, dass die betroffenen Prüfungen mit der neuen Konfiguration erneut laufen, zu Zusatzkosten. Dasselbe gilt für eine Firmware-Revision, einen Antennenwechsel oder ein neues PCB-Layout nach dem Angebot.
2. Mehr Funkmodi als im Angebot. Ein Gerät hat Bluetooth und WLAN, doch das Angebot wurde nur für Bluetooth erstellt, weil das im Anfrageformular stand. Dann verlangt die App eine WLAN-Einrichtung, oder das Datenblatt listet beide Modi, und der Umfang muss wachsen. Jeder werksseitig aktivierte Funkmodus muss im Prüfumfang stehen, und jeder fügt Prüfpositionen hinzu. Das ist eine Frage für die Angebotsphase, keine Entdeckung in der Prüfphase.
3. Nachprüfungen nach einem Fehlschlag oder einer Unterlagenabweichung. Ein erstmaliges FAIL ist normales Engineering; die anschließende Nachprüfung wird üblicherweise separat berechnet, und die Kosten hängen davon ab, welche Prüfungen erneut laufen müssen. Teuer wird es, wenn in der Nachprüfungsphase auffällt, dass das fehlerhafte Gerät und die Stückliste nicht übereinstimmen – irgendwo zwischen Design und Produktion wurde ein Bauteil getauscht –, denn dann kaskadieren Korrektur, neues Muster und Nachprüfung.
4. Änderungen bei Menge und Zeitplan. Verlangen die Norm oder das Laborverfahren mehrere Muster oder Konfigurationen und es kommen weniger an, stockt die Prüfung, bis der Rest eintrifft. Muss das Projekt schneller laufen als die angebotene Durchlaufzeit, bieten die meisten Labore einen Eilzuschlag an. Umgekehrt kann bei einem Projekt, das mitten in der Prüfung pausiert, auch eine Musterlagerung über den vereinbarten Zeitraum hinaus auf der Rechnung erscheinen.
5. Logistik und Papierarbeit. Kuriere in beide Richtungen, Zollabfertigung und Abgaben bei internationalen Einreichungen sowie Dokumentenleistungen außerhalb des Berichts – Erstellung der Konformitätserklärung, Zusammenstellung der technischen Dokumentation, Antragsbearbeitung für Zertifizierungssysteme. Einzeln kleine Beträge; es lohnt sich, sie zu addieren, bevor Sie Summen über Labore hinweg vergleichen.
Was Sie klären sollten, bevor Sie ein Angebot freigeben
Fünf Fragen, geordnet danach, wie viel Ärger sie vermeiden:
- Wie viele Muster und Konfigurationen setzt jede Position voraus? Und passt das zu dem, was Sie tatsächlich versenden können?
- Was passiert bei einem FAIL? Ist der Weg zur Nachprüfung bepreist oder wenigstens beschrieben, damit ein Fehlschlag nicht zu einer offenen Verhandlung mitten im Projekt wird?
- Wie lang ist die Gültigkeitsdauer? Angebote haben aus gutem Grund ein Gültigkeitsdatum – Normversionen werden aktualisiert und Laborkapazitäten ändern sich. Ein abgelaufenes Angebot freizugeben bedeutet meist, dass der Umfang erst geprüft wird und das Projekt wartet.
- Welche Normversionen werden zitiert? Eine veraltete Version kann einen Bericht für einen anspruchsvollen Käufer entwerten, obwohl die Prüfung selbst echt war.
- Was ist ausdrücklich ausgeschlossen? Versand, Abgaben, Dokumentenerstellung, Zertifizierungsgebühren. Ist die Ausschlussliste kurz, fragen Sie, was trotzdem außerhalb der Positionen liegt.
Eine niedrigere Summe ist manchmal ein engerer Umfang
Wenn sich zwei Angebote für dasselbe Produkt unterscheiden, ist der Unterschied meist nicht Rabatt gegen Aufschlag, sondern Umfang. Weniger Normen, ein Funkmodus statt zwei, eine Konfiguration statt drei, keine Dokumentenleistungen. Deshalb führt ein Vergleich der Summen ohne Vergleich der Positionen etwa in der Hälfte der Fälle zur falschen Entscheidung. Was die Kosten einer CE-Prüfung überhaupt bestimmt wird separat behandelt; der Punkt hier ist enger – lesen Sie die Positionen, nicht die Summe.
Wie wir ein Angebot zusammenstellen
Unsere Prüf- und Zertifizierungsleistungen Angebote sind pro Prüfposition aufgeschlüsselt, mit Musterzahl, Konfiguration und Durchlaufzeit in jeder Zeile, und die Ausschlüsse – Versand, Abgaben, Dokumentenleistungen – stehen im Dokument, statt später entdeckt zu werden. Ändert sich die Konfiguration eines Kunden mitten im Projekt, kalkulieren wir nur die betroffenen Positionen neu, statt den gesamten Umfang wieder aufzumachen. In der Angebotsphase klären sich auch die Dokumentenfragen: welche Berichte jeder Zielmarkt braucht, ob eine Zertifizierungssystemgebühr anfällt und welche Unterlagen zusammen mit den Mustern vorzubereiten sind damit die Prüfung nicht an einem fehlenden Formular stockt.
Wenn Sie bereits ein Prüfangebot haben und nicht sicher sind, wozu Sie jede Position tatsächlich verpflichtet, senden Sie es zusammen mit Ihrer Produktspezifikation – inklusive der Funkmodi und des Netzteils, mit dem Sie ausliefern wollen.
Wir gehen es Position für Position durch, markieren, wo bei Ihrer echten Konfiguration Zusatzkosten wahrscheinlich sind, und kalkulieren auf Wunsch eine vollständig aufgeschlüsselte Version daneben.
Angebot und Produktspezifikation für eine Positionsprüfung senden